Documentale

Disponete di una soluzione di archiviazione documentale, ma avete ancora difficoltà ad accedere alle informazioni trasversali all’organizzazione?
Mettete a disposizione dei vostri clienti le fatture online, ma vi perdete tra i documenti dei fornitori?
State portando in conservazione sostitutiva i vostri registri, ma non avete risolto il problema degli archivi cartacei?

Il massimo vantaggio dall’introduzione dei circuiti digitali dipende dalla capacità di integrare i processi lungo l’intera catena del valore.
Per questo è necessario conoscere i processi e saper integrare la gestione del dato alla gestione dell’informazione:

Data Management Utility, facente parte del Consorzio Archivalue che, insieme a prestigiosi player del settore, offre soluzione avanzate di document management, è un partner unico con una soluzione che abbraccia l’intero circuito per l’efficientamento ed il miglioramento del servizio

attraverso applicazioni e servizi integrati con i sistemi gestionali (ERP, HRM, CRM, Front Office e Back Office ed altri) e orientati alle informazioni e processi tipici delle Aziende quali:

  • Il protocollo informatico
  • Il workflow
  • Il portale documentale per la gestione dei fascicoli digitali (Cliente, Fornitore, Dipendente, Progetti, …)
  • La conservazione sostitutiva

e servizi di logistica integrata quali:

  • La dematerializzazione, anche con sistemi di intelligent capture
  • Lo stoccaggio dei documenti cartacei in depositi certificati
  • Lo smart printing, dalla stampa alla spedizione documenti

LO SAPEVATE CHE Un documento viene in media duplicato, fisicamente o elettronicamente, da 9 a 11 volte, con un costo di 18 Euro, mentre il costo per la sua archiviazione fisica è di 20 Euro. Il 3,5% dei documenti vanno perduti o sono archiviati erroneamente e, per recuperarli, il costo è dell’ordine di 120 Euro. Chi lavora spende in media il 30% del proprio tempo nel gestire informazioni basate su documenti cartacei. Ma se tutto ciò non bastasse, bisogna anche tener conto che oggi, per essere a norma con le attuali disposizioni legislative e continuare a lavorare con la Pubblica Amministrazione, occorre abbandonare definitivamente la conservazione cartacea dei documenti di rilevanza giuridica e fiscale, passando ad una più economica gestione documentale elettronica.

ALCUNE REFERENZE

gaia   lesoluzioni  tep

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